Her er et eksempel på en mal for en møterapport:
Møterapport
Møtedato: [Dato]
Møtetid: [Tid]
Møtested: [Sted/Plattform]
Møteleder: [Navn]
Referent: [Navn]
Tilstede:
- [Navn 1]
- [Navn 2]
- [Navn 3]
- [Navn 4]
- [Navn 5]
Agenda:
- [Agenda punkt 1]
- [Agenda punkt 2]
- [Agenda punkt 3]
- [Agenda punkt 4]
1. Åpning av møtet
- Møteleder åpnet møtet og ønsket alle velkommen.
- Kort gjennomgang av agendaen.
2. Godkjenning av referat fra forrige møte
- Referatet fra forrige møte ble godkjent uten innsigelser.
3. [Agenda punkt 1]
- Diskusjon: [Kort beskrivelse av diskusjonen]
- Beslutning: [Eventuelle beslutninger tatt]
4. [Agenda punkt 2]
- Diskusjon: [Kort beskrivelse av diskusjonen]
- Beslutning: [Eventuelle beslutninger tatt]
5. [Agenda punkt 3]
- Diskusjon: [Kort beskrivelse av diskusjonen]
- Beslutning: [Eventuelle beslutninger tatt]
6. [Agenda punkt 4]
- Diskusjon: [Kort beskrivelse av diskusjonen]
- Beslutning: [Eventuelle beslutninger tatt]
7. Eventuelt
- [Eventuelle ekstra saker som ble tatt opp]
8. Avslutning av møtet
- Møteleder takket for oppmøtet og avsluttet møtet.
Neste møte:
- Dato og tid for neste møte ble avtalt til [Dato] kl [Tid].
Signaturer:
- [Navn, Møteleder]
- [Navn, Referent]
Denne malen kan tilpasses etter behov for å passe til ulike typer møter og organisasjoner.
FAQ Møterapport
Møtedokumentasjon: Sentrale spørsmål
1. Hva kjennetegner en møtedokumentasjon?
En møtedokumentasjon er et skriftlig sammendrag som:
- Registrerer nøkkelinformasjon fra et møte
- Inkluderer beslutninger, handlingspunkter og diskusjoner
2. Hvorfor er møtedokumentasjon viktig?
Møtedokumentasjon er essensiell fordi den:
- Sikrer en felles forståelse av møtets utfall
- Fungerer som referanse for fremtidige handlinger
- Holder deltakere ansvarlige for oppgaver og beslutninger
3. Hvordan utarbeide en effektiv møtedokumentasjon?
For å lage en god møtedokumentasjon:
- Notér nøkkelpunkter under møtet
- Strukturer informasjonen tydelig
- Inkluder alle relevante detaljer
- Distribuer dokumentasjonen raskt etter møtet
4. Hvilke hovedelementer bør en møtedokumentasjon inneholde?
En omfattende møtedokumentasjon inkluderer:
- Møtedato, tid og sted
- Deltakerliste
- Agenda
- Hovedpunkter fra diskusjoner
- Beslutninger og avstemninger
- Handlingspunkter med ansvarlige og tidsfrister
5. Hvordan sikre nøyaktighet i møtedokumentasjonen?
For å oppnå en presis møtedokumentasjon:
- Ta grundige notater under møtet
- Bruk opptaksutstyr hvis tillatt
- Be om klargjøring under møtet ved uklarheter
- La deltakere gjennomgå utkastet for tilbakemeldinger
6. Hvem er ansvarlig for å lage møtedokumentasjonen?
Ansvaret for møtedokumentasjonen ligger vanligvis hos:
- En utpekt møtereferent
- Møtelederen
- En administrativ assistent
7. Hvordan distribueres møtedokumentasjonen?
Møtedokumentasjonen kan distribueres via:
- E-post til alle deltakere
- Deling i et felles dokumentsystem
- Utskrifter for fysisk distribusjon
8. Hvor lenge bør møtedokumentasjonen oppbevares?
Oppbevaringstiden for møtedokumentasjon avhenger av:
- Organisasjonens retningslinjer
- Møtets natur og betydning
- Juridiske krav i bransjen
9. Hvordan håndtere konfidensielle opplysninger i møtedokumentasjonen?
For å beskytte sensitiv informasjon:
- Merk dokumentet som konfidensielt
- Begrens distribusjon til kun nødvendige parter
- Vurder å lage separate, ikke-konfidensielle versjoner
10. Hvordan forbedre kvaliteten på møtedokumentasjonen over tid?
For kontinuerlig forbedring:
- Søk tilbakemeldinger fra møtedeltakere
- Analyser tidligere dokumentasjon for læringspunkter
- Tilpass formatet basert på organisasjonens behov
- Vurder opplæring for møtereferenter
Var dette til hjelp?
0 / 0